Stock opname

Pengertian dan Manfaatnya Stock Opname Untuk Bisnis Anda

Stock opname adalah proses pengecekan fisik dari jumlah dan kondisi barang yang ada di tempat penyimpanan atau gudang. Kegiatan ini umumnya sangat memakan waktu jika masih dilakukan secara manual.

Untuk melakukannya, perusahaan memerlukan karyawan dengan ketelitian tingkat tinggi. Syarat ini penting karena jika terjadi kesalahan perhitungan jumlah barang, bukan hanya perusahaan yang akan merugi, namun orang yang melakukan pengecekan inventory juga akan dituntut pertanggungan jawabnya.

Stock opname memang bukanlah tugas yang mudah. Apalagi jika Anda masih menggunakan pencatatan manual dalam melakukan stock opname. Selain membutuhkan waktu yang lebih lama, pencatatan manual juga lebih mudah salah. Oleh karena itu, disarankan untuk mulai menggunakan teknologi digital dalam melakukan stock opname. 

Apakah anda pernah membayangkan bagaimana pemilik supermarket atau toko mengelola setiap barang yang ada di toko tersebut? Sudah pasti tidak mungkin karyawan toko atau supermarket tersebut mengecek setiap barang yang ada satu per satu saat menjalankan stock opname. Alasannya satu, karena satu toko saja jumlah persediaan barangnya bisa mencapai ribuan.

Proses stock opname secara manual sudah pasti akan sangat memakan waktu. Itu sebabnya banyak bisnis retail yang beralih menggunakan sistem inventory dengan harapan stock opname bisa berjalan lebih cepat dan mudah.

Untuk mempermudah prosesnya dan meminimalisir terjadinya kesalahan, anda bisa menggunakan teknologi barcode. Tak hanya menjadikan proses pengecekan inventory menjadi lebih efektif dan efisien, barcode juga berguna untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan.

Pentingnya melakukan stock opname

Apapun jenis bisnis yang anda jalankan, penting untuk melakukan stock opname dari waktu ke waktu. Kegiatan ini diperlukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya pencurian atau penggelapan barang yang dilakukan oleh staf.

Khusus di bisnis retail, stock taking dilakukan untuk mengontrol jumlah persediaan barang di gudang. Hal ini penting untuk menghindari kejadian stok kosong serta untuk mengetahui kondisi barang dan mengawasi tanggal kadaluarsa.

Di sejumlah perusahaan melakukan stock opname untuk mengetahui sejauh mana perusahaan tersebut berkembang. Semakin banyaknya jumlah barang yang ada di gudang serta cepatnya proses keluar masuk barang di gudang adalah sebuah pertanda semakin baiknya perusahaan tersebut dalam menjalankan bisnisnya, sehingga perusahaan dapat menggunakan Aplikasi Kasir SID Retail Pro untuk memudahkan dalam penghitungan dan penggecekan ketersediaan barang.

Kapan sebaiknya melakukan stock opname

Sebenarnya tidak ada standar baku mengenai waktu pelaksanaan stock opname. Ada yang sebulan sekali, tiga bulan sekali, hingga enam bulan sekali. Hal ini sangat tergantung dengan kebijakan dari masing-masing perusahaan.

Namun secara rata-rata, lebih banyak perusahaan yang melakukannya setiap tiga atau empat bulan sekali. Alasannya karena proses pelaksanaannya yang memang makan waktu yang tidak sedikit.

Cara melakukannya

Sebaiknya pelaku stock taking mempersiapkan hal-hal berikut sebelum menjalankan stock opname. Berikut lengkapnya:

Lakukan di luar hari kerja: untuk mengurangi kemungkinan terjadinya selisih perhitungan barang, sebaiknya karyawan melakukan stock opname pada hari libur. Dengan berhentinya lalu lintas barang dari dan ke gudang, menghitung jumlah barang akan jadi lebih mudah.

Jangan lakukan sendirian: jika perusahaan anda memiliki lebih dari satu gudang di tempat yang berbeda, jangan lakukan kegiatan ini sendirian. Cari orang yang bisa membantu anda agar pekerjaan ini semakin mudah dan cepat selesai.

Lengkapi dokumen yang dibutuhkan: Pengecekan inventory pastinya membutuhkan dokumen. Oleh karena itu, pastikan dokumen terkait sudah tersedia sebelum melakukan pekerjaan anda.

Setelah melengkapi hal-hal yang di atas, selanjutnya adalah pelaksanaan. Ada sejumlah hal yang harus anda perhatikan pada saat pelaksanaan dan sesudahnya. Beberapa di antaranya adalah:

Lakukan dengan teliti dan seksama: stock taking membutuhkan sumber daya manusia dengan ketelitian level tinggi. Tanpanya, salah hitung ata salah input barang akan sering terjadi dan hal ini sudah pasti akan merugikan anda.

Buat laporannya: laporan adalah hal penting yang tak boleh terlewat setelah menyelesaikan pengecekan inventaris. Melalui laporan lah pihak direksi bisa mengetahui apa yang terjadi dengan persediaan barang di gudang beberapa bulan ke belakang.

Selain melakukan langkah-langkah di atas, perusahaan dapat melakukan pemetaan produk dengan memberikan tag atau sticker pada setiap stock barang yang dimiliki. Selain itu, melakukan double check (perhitungan dua kali) juga dapat memastikan bahwa perhitungan barang sudah benar serta untuk memeriksa kekeliruan yang mungkin terjadi.

Pisahkan antara barang lama dengan barang yang baru masuk. Gunanya adalah untuk memudahkan proses penghitungan barang mana saja yang sudah terlalu lama di gudang.

Cek secara manual barang-barang yang dicatat. Dengan pengecekan secara manual, Anda akan benar-benar melihat langsung bahwa barangnya nyata, sehingga tidak ada lagi kerancuan. Selain itu, dengan mengecek langsung Anda juga bisa memeriksa kondisi dari barang tersebut. 

Catat barang apa saja yang mengalami kerusakan atau kedalurwarsa. Barang-barang yang lama mengendap di penyimpanan mungkin akan rusak atau tidak lagi layak konsumsi, dan itu sangat lumrah terjadi. Oleh karena itu, catatlah barang apa saja yang rusak untuk memudahkan proses restock.

Berikan tanda bagi barang-barang yang sudah dihitung. Untuk mencegah penghitungan ganda, jangan lupa tandai barang mana saja yang telah terhitung dan tercatat. Jika stock opname dilakukan dengan sederhana, siapkan tag dengan kode tertentu yang telah tercatat. Jika Anda menggunakan barcode maka proses ini akan jadi lebih mudah karena sistem akan langsung mengingatkan jika barang itu telah terhitung sebelumnya.

Kesimpulan

Proses stock opname memang sangat menyita banyak waktu. Dan apabila terjadi kesalahan pada prosesnya, kegiatan ini sering berujung pada hal-hal yang merepotkan. Itulah sebabnya banyak perusahaan yang tak lagi melakukan stock opname secara manual, alias menggunakan software.

Salah satu software yang kami sarankan adalah Aplikasi Kasir SID Retail Pro. Dengan kelengkapan seperti barcode scanner, proses stock taking pun akan berjalan dengan lebih mudah dan efisien.